Регламент виконкому міської ради

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого комітету міської ради

29 червня 2023 року № 311

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Гадяцької міської ради

Розділ 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Відповідно до Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" виконавчий комітет Гадяцької міської ради (далі - виконавчий комітет) є її виконавчим органом, їй підконтрольним і підзвітним.

1.2. Порядок діяльності виконавчого комітету і  його посадових осіб визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в України" та іншими законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами, а також рішеннями Гадяцької міської ради (далі – міська рада) і власними рішеннями.

1.3. Регламент розроблений на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради.

1.4. Регламент виконавчого  комітету, внесення змін і доповнень до нього затверджуються рішенням виконавчого комітету.

1.5. У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.6. Дотримання Регламенту є обов’язковим для виконавчих органів міської ради та керівників підприємств, установ, організацій, що є у комунальній власності Гадяцької міської територіальної громади. Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

Розділ 2. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ОСНОВИ ФОРМУВАННЯ І ДІЯЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

2.1. Правовий статус виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та рішенням міської ради. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, бланки з гербом.

2.2. Виконавчий комітет є колегіальним виконавчим органом, який здійснює свої повноваження шляхом прийняття рішень на засіданнях. Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень міської ради, та/або Гадяцького міського голови (далі – міський голова) виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

2.3. Виконавчий комітет діє на засадах законності, гласності, колегіальності, поєднання державних і місцевих інтересів, виборності, правової, організаційної та матеріально-фінансової самостійності, відповідальності в межах визначених повноважень.

2.4. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольний відповідним органам виконавчої влади.

2.5. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій – перший заступник міського голови, а в разі відсутності останнього – секретар міської ради.

2.6. Кількісний та персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

Внесення змін щодо кількісного та/або персонального складу виконавчого комітету здійснюється згідно  рішення міської ради.

До складу виконавчого комітету входять міський голова, перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретар міської ради, керуючий справами виконавчого комітету та інші члени.

Міський голова, перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретар міської ради, керуючий справами виконавчого комітету є членами виконавчого комітету за посадою.

Інші члени виконавчого комітету затверджуються міською радою за пропозицією міського голови.

До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря міської ради.

2.7. Виконавчий комітет:

розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов'язкові для виконання на території Гадяцької міської територіальної громади;

попередньо розглядає проєкти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз бюджету Гадяцької міської територіальної громади, проект бюджету Гадяцької міської територіальної громади, проєкти рішень з інших питань;

координує діяльність відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Гадяцької міської територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб;

приймає рішення з інших питань, здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконавчими органами міської ради;

2.8. Виконавчий комітет в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються міським головою.

2.9.Виконавчий комітет з окремих питань (організаційно-процедурних питань діяльності виконавчого комітету за виключенням випадків передбачених у цьому Регламенті, надання доручень виконавчим комітетом тощо), вирішення яких не потребує прийняття окремого рішення виконавчого комітету, може приймати рішення, що фіксуються у протоколі засідання (протокольні рішення). Такі рішення приймаються більшістю голосів від присутніх на його засіданні членів виконавчого комітету. Питання, які вирішуються шляхом прийняття протокольного рішення є протокольними питаннями.

Протокольне рішення виконавчого комітету, яким надається доручення виконавчим органам та посадовим особам міської ради про вчинення певних дій, доводиться до виконавців (згідно додатку) протягом одного робочого дня з моменту підписання протоколу.

2.4.Організаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється відповідними виконавчими органами ради.

Розділ 3. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

3.1. Одним з основних засобів організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету є планування його роботи. Планування роботи здійснюється згідно з планом, який складається на рік з розбивкою по кварталах і затверджується на засіданні виконавчого комітету.  

3.2. План роботи виконавчого комітету готується і затверджується в такому порядку:

3.2.1. Керівники виконавчих органів ради, члени виконавчого комітету за погодженням з відповідними заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету не пізніше ніж за місяць до початку календарного року, вносять пропозиції відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету щодо питань, які доцільно включити в річний план роботи.

3.2.2. Відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету готує проєкт плану роботи і відповідного рішення про його затвердження.

3.2.3. Проєкт рішення про затвердження плану роботи вноситься на  чергове засідання виконавчого комітету відділом організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету, у місяць, що передує плановому.

3.3. Зміни до плану роботи (включення, виключення або перенесення термінів розгляду питань) здійснюються відділом організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету за погодженням з керуючим справами виконавчого комітету.

3.4. План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

      перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку Гадяцької міської територіальної громади, функціонування галузей господарського комплексу та розв’язання проблем соціальної сфери, що потребують розгляду на засіданнях виконавчого комітету;

      перелік рішень виконавчого комітету, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку контролю їх виконання;

      питання щодо програми соціального-економічного розвитку Гадяцької міської територіальної громади, бюджету Гадяцької міської територіальної громади та підсумки їх виконання за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік;

      питання про роботу відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради з виконання державних правових актів, рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови, здійснення їх власних (самоврядних) та делегованих повноважень;

      про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності Гадяцької міської територіальної громади;

      інші питання поточної діяльності виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій.

3.5. Керівники виконавчих органів міської ради здійснюють контроль та несуть відповідальність за виконання планів роботи. Відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету та виконавчі органи міської ради  зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

3.6. Організацію та виконання плану роботи виконавчого комітету координує керуючий справами виконавчого комітету.

3.7. При розгляді плану роботи виконавчого комітету на наступний квартал, начальник відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету інформує виконавчий комітет про виконання плану роботи за попередній квартал.

3.8. Робота виконавчих органів міської ради проводиться за квартальними планами (з помісячною розбивкою), погодженими профільними заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов`язків, які готуються до 20 числа місяця, що передує плановому. Плани роботи виконавчих органів складаються за табличною формою: зміст заходу, обґрунтування необхідності заходу, термін виконання, відповідальні виконавці.

3.9. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету та виконавчих органів ради здійснюється міським головою, заступниками міського голови, секретарем ради, керуючим справами, відповідно до розподілу обов’язків.

3.10. До 10 числа місяця, що наступає після звітного періоду, керівниками виконавчих органів надається інформація про виконання плану роботи (з зазначенням причин невиконання запланованих заходів, перенесення терміну виконання) до відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету для узагальнення.

3.11. Виконавчий комітет може розглядати питання, які не були включені до плану роботи, і приймати по них рішення.

Розділ 4. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

4.1.Засідання виконавчого комітету міської ради проводиться в адміністративній будівлі, розташованій за адресою: вул. Лесі Українки, 2 м. Гадяч, не рідше одного разу на місяць, а також скликаються позачергові засідання міським головою в міру необхідності. Міський голова визначає день та час засідання.

4.2. Мовою роботи, офіційного спілкування, діловодства виконавчого комітету є державна мова.

4.3. Розпорядження про скликання виконавчого комітету міської ради оприлюднюється  не пізніше як за 10 днів до засідання, а у виняткових випадках – не пізніше як за день до засідання із зазначенням часу, місця проведення та орієнтовного переліку питань, які передбачається винести на розгляд виконавчого комітету.

В умовах запровадження надзвичайної ситуації або надзвичайного стану спричинених спалахами епідемії та пандемії, що створюють загрозу життю і здоров`ю значних верств населення та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконавчого комітету можуть проводитись дистанційно в режимі відео конференцій та/або аудіо конференцій, крім питань, що потребують таємного голосування.

Вибір програмного забезпечення для дистанційних засідань та організація проведення дистанційних засідань покладається на відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.

Члени виконавчого комітету повинні надати керуючому справами виконавчого комітету номери телефонів, електронну пошту, інші засоби комунікації, через які буде здійснюватись розсилка повідомлень та матеріали засідання.

4.3. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито і гласно, крім розгляду питань, що містять інформацію з обмеженим доступом.

Гласність роботи виконавчого комітету забезпечується шляхом оприлюднення (розміщення) його рішень на офіційному вебсайті міської ради.

4.4.Засідання виконавчого комітету є правомочними, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

4.5. Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь у його засіданнях, а якщо з поважних причин (хвороба, відрядження, перебування у відпустці) такої можливості немає – про це за день до проведення засідання виконавчого комітету повідомляється міському голові або керуючому справами виконавчого комітету.

У разі відсутності члена виконавчого комітету без поважних причин на більш ніж половини засідань виконавчого комітету протягом року, міський голова  порушує перед міською радою питання про внесення відповідних змін до складу виконавчого комітету.

На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні без запрошення депутати міської ради, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, представники засобів масової інформації.

4.6. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється членами виконавчого комітету, керівниками виконавчих органів міської ради, створеними комісіями, робочими групами, керівниками комунальних підприємств. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, постійні комісії, громадські організації.

4.7. Загальна організація та підготовка засідань виконавчого комітету покладається на відділ організаційної та кадрової роботи  виконавчого комітету.

4.8. Перед черговим засіданням виконавчого комітету, але не пізніш як за 1 день (до 15-ї години) до нього, відділом  організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету доводиться повідомлення до членів виконавчого комітету та інших зацікавлених осіб про час засідання, порядок денний, із зазначенням відповідальних осіб за їх підготовку.

4.9. Безпосередньо перед засіданням відділ організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету надає порядок денний членам виконавчого комітету.

4.10. Проєкти рішень, подані для розгляду з порушенням строків, включаються у порядок денний засідання лише за погодженням  міського голови.

4.11. Для включення додаткових питань до порядку денного, які потребують термінового або невідкладного розгляду не пізніше як за день до засідання у відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету подаються листи на ім’я міського голови за погодженням профільного заступника з викладенням причини термінового розгляду.

4.12. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій – перший заступник міського голови, а в разі відсутності останнього – секретар міської ради.

4.13. Ухвалення рішень виконавчого комітету здійснюється шляхом голосування членів виконавчого комітету підняттям рук які голосували «за», «проти», «утримались», та визначається результат голосування щодо кожного проєкту рішення.

4.14. На засідання виконавчого комітету запрошуються: керівники відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ Гадяцької міської територіальної громади відповідно до внесених на розгляд питань.

4.15. Склад учасників з розгляду питання на засіданні виконавчого комітету визначається керівником виконавчого органу міської ради, що готував питання, та узгоджується із заступниками міського голови  (відповідно до розподілу обов’язків).

4.16. Присутність на засіданні виконавчого комітету доповідачів, а також осіб, які запрошені на засідання забезпечує керівник  виконавчого органу  міської ради, який готує питання.

4.17. Інформування про час та місце засідання безпосередньо членів виконавчого комітету, керівників виконавчих органів міської ради та інших запрошених з основних питань здійснює відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету.

4.18. На початку засідання міський голова з’ясовує наявність кворуму, зауваження та пропозиції до порядку денного.

4.19. Порядок денний, затверджується в цілому, з врахуванням підтриманих членами виконавчого комітету пропозицій щодо включення додаткових питань до нього.

4.20. Доповідають на засіданні, як правило, керівники відділів, управлінь міської ради, підприємств, установ, організацій, а в разі їх відсутності – заступники керівників, заступники міського голови, секретар ради, керуючий справами, згідно розподілу обов’язків.

4.21. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету, як правило, надається не більше 10 хвилин, співдоповіді - 5 хвилин, виступів у обговоренні (дискусії) - 3 хвилин, довідок - 1 хвилини. Головуючий може продовжити час виступу або припинити його достроково.

4.22.Виступ на засіданні, обговорення чи дискусія, запитання можливі лише з дозволу міського голови (головуючого).

4.23. У разі необхідності за згодою більшості членів виконавчого комітету, після кожного півторагодинного засідання головуючим оголошується перерва.

4.24. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення про це приймається 2/3 присутніх членів виконавчого комітету.

4.25. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:

вимагати від доповідачів і запрошених роз'яснень щодо питань, які розглядаються;

брати участь в обговоренні всіх питань;

пропонувати прийняття проєктів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання;

вносити пропозиції до проєкту рішення.

4.26. Запрошені на засідання з дозволу головуючого мають право:

брати участь в обговоренні винесеного питання;

давати довідки з питань, що розглядаються;

задавати доповідачу запитання.

4.27. Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету, зобов’язані дотримуватися  порядку, вимог регламенту, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їхнього обговорення.

4.28. За вимогою головуючого на засіданні, у разі порушення порядку, винних у цьому присутніх осіб може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання.

4.29. Інформацію та коментарі для представників засобів масової інформації надає міський голова, заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на розгляд виконавчого комітету.

4.30. Ведення і оформлення протоколів засідань виконавчого комітету, їх облік і зберігання (протягом одного року) здійснює керуючий справами виконавчого комітету, після чого передає у архівний підрозділ виконавчого комітету міської ради.

4.31. Протокол засідання виконавчого комітету підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконавчого комітету.

Розділ 5. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ ВИКОНАВЧИМ КОМІТЕТОМ

5.1. Виконавчий комітет в межах своїх повноважень приймає рішення більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, які підписуються міським головою. У випадку відсутності міського голови, рішення підписується першим заступником міського голови, а в разі відсутності останнього – секретар міської ради.

5.2. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, постійні комісії міської ради.

5.3. Проєкти рішень вносяться на розгляд виконавчого комітету міської ради керівниками відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови, керівниками установ та комунальних підприємств.

5.4. Проєкти рішень виконавчого комітету надсилаються виконавцями у відділ організаційної та кадрової роботи для оприлюднення на офіційному вебсайті не пізніше як за 10 робочих днів до дати їх розгляду .

5.5. При підготовці проєктів рішень необхідно чітко визначити питання, з якого передбачається розробити проєкт, оцінити його на предмет відповідності чинному законодавству України, раніше прийнятим рішенням міської ради та виконавчого комітету з цих питань.

5.6. Якщо проєкт рішення вносить корінні зміни до раніше прийнятих рішень, то попередні слід визнати такими, що втратили чинність окремим пунктом.

5.7. Якщо в раніше прийнятому рішенні необхідно переглянути лише окремі його положення, в проєкті викладається нова редакція змінених пунктів, якими буде доповнено попереднє рішення.

5.8. Після прийняття пунктів в новій редакції, попередня редакція цих пунктів визнається такою, що втратила чинність.

5.9. Проєкти рішень виконавчого комітету можуть стосуватися виключно його повноважень, як правило, не повинні перевищувати 2-3 сторінок друкованого тексту, довідки - 3-4 сторінок ( з питань соціально-економічного розвитку, бюджету обсяг проєкту рішення не обмежується).

5.10. Подані проєкти рішень повинні бути лаконічними, відредагованими, включати конкретні заходи чи дії, терміни виконання, відповідальних виконавців, осіб, на яких покладається контроль.

5.11. Проєкт рішення повинен містити:

          назву;

  мотивуючу частину, в якій містяться посилання на закони та інші нормативні акти, обставини, якими викликана необхідність прийняття рішення;

  резолютивну, в якій конкретно і чітко формуються рішення, виконавці поставленого завдання;

заключну частину, в якій вказується на кого покладається контроль за виконанням  рішення, а також вказівка про набуття чинності рішення у випадку більш пізнього набуття чинності та спосіб його оприлюднення.

додатки (якщо вони є), завізовані керівником виконавчого органу, який підготував проєкт рішення;

5.12. Проєкт рішення оформляється, згідно інструкції з діловодства у Гадяцькій міській раді та її виконавчому комітеті.

5.13. До документів проєкту рішення додається список розсилки.

5.14. Проєкти рішень друкуються на бланках встановленого зразка.

5.15. Проєкт рішення обов’язково візується виконавцем. На зворотній стороні останньої сторінки проєкти рішень візуються керівником виконавчого органу, який готував проєкт,  заступником міського голови, що координує діяльність виконавця, керуючим справами, начальником юридичного відділу  за результатами проведення юридичної експертизи, начальником відділу організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету, який здійснює перевірку на відповідність інструкції з діловодства.

5.16. Візування проєктів рішень здійснює виконавець.

5.17. Всі проєкти рішень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету в обов’язковому порядку візуються відповідним заступником міського голови та начальником фінансового управління міської ради.

5.18. Проєкти рішень, які містять доручення управлінням, відділам міської ради, підприємствам, організаціям та установам, пов’язані з матеріальними та іншими затратами, повинні бути завізовані їх керівниками та заступниками міського голови, що координують їх діяльність.

5.19. Додатки до рішень підписуються  безпосереднім виконавцем.

5.20. Віддруковані, належним чином оформлені і завізовані відповідно до даного регламенту та інструкції з діловодства (у паперовому та електронному варіантах), додатки до них, інформації та довідки подаються для реєстрації у відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету для формування переліку питань порядку денного.

5.21. Незавізовані проєкти рішень до порядку денного чергового засідання виконавчого комітету не включаються.

5.22. Погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

5.23. Обов’язок своєчасно надати відповідному заступнику міського голови проєкт рішення з долученими до нього матеріалами для ознайомлення покладається на керівника виконавчого органу (виконавця), який готував проєкт рішення.

5.24. Якщо в процесі доопрацювання до проєкту рішення внесені зміни, то він візується повторно.

5.25. Відповідальність за якість та повноту підготовки документів, дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників виконавчих органів міської ради, які є його авторами. Заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами згідно з розподілом обов’язків, контролюють та несуть відповідальність за доцільність та актуальність проекту рішення, що виноситься на розгляд виконавчого комітету.

5.26. Відповідальність за ідентичність електронного та паперового варіантів проєктів та прийнятих рішень покладається на керівника виконавчого органу ради, який вносить на розгляд проєкт рішення.

5.27. Рішення, не пізніше п`ятого дня з моменту прийняття виконавчим комітетом підписуються міським головою (головуючим) та надсилаються відділом організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету адресатам, згідно списку розсилки, складеного та підписаного виконавцем (особою, що вносить проєкт рішення на розгляд виконавчого комітету)

5.28. Рішення виконавчого комітету оприлюднюються не пізніше 5 робочих днів з дня їх прийняття.

5.29. Рішення набуває чинності з моменту прийняття, якщо виконавчим комітетом не встановлено пізнішого терміну його вступу в дію.

5.30. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом одного дня після засідання остаточно редагуються виконавцями та подаються на підпис міському голові.

5.31. Керуючий справами забезпечує передачу на підпис міському голові прийнятих рішень виконавчим комітетом.

5.32. Кожне рішення засвідчується гербовою печаткою виконавчого комітету, має свій номер і дату його прийняття.

5.33. Нумерація рішень виконавчого комітету ведеться від №1 за наростанням протягом календарного року.

5.34. Якщо протягом календарного року відбулася зміна скликання нумерація прийнятих рішень ведеться від №1 нового скликання.

5.35. При необхідності прийняття рішень виконавчого комітету між його плановими засіданнями з дозволу міського голови або виконуючого його обов’язки, проєкти рішень приймаються скликанням позачегового засідання.

5.36. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані міською радою.

5.37. Рішення виконавчого комітету з мотивів їх невідповідності чинному законодавству можуть бути визнані незаконними в судовому порядку.

5.38. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету ради він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

5.39. Контроль за виконанням рішення забезпечується особами, визначеними у прийнятих рішеннях виконавчого комітету.

5.40. Засідання виконавчого комітету можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційне засідання).

В умовах запровадження надзвичайної ситуації та/або надзвичайного стану чи рішення міської комісії з питань техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій при Гадяцькій  міській раді, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України, Гадяцької міської територіальної громади, засідання виконавчого комітету проводяться в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційне засідання):

5.40.1. Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку проведення дистанційного засідання виконавчого комітету.

5.40.2. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному вебсайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету.

5.40.3. Технічне забезпечення та організація дистанційних засідань покладається на відділ організаційної такадрової роботи виконавчого комітету .

5.41. При використання системи електронного документообігу АСКОД підготовка, погодження, підписання, друк, розсилка, контроль виконання рішень виконавчого комітету здійснюється у відповідності до Інструкції з діловодства у Гадяцькій міській раді та її виконавчому комітеті.

5.42. Порядок підготовки електронних проєктів рішень:

5.42.1. Проєкти рішень виконкому складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.

5.42.2. Погодження електронного проєкту рішення полягає у його візуванні (накладанні посадовою особою електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа) посадовими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу міської ради АСКОД на підставі сформованого автором проєкту рішення переліку погоджувачів у такій послідовності:

  автор проекту, керівник структурного підрозділу міської ради чи її виконавчого комітету (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів міської ради чи її виконавчоо комітету (у разі потреби);

керуючий справами виконавчого комітету міської ради, перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та секретар міської ради, який відповідно до розподілу обов’язків координує роботу структурного підрозділу міської ради чи її виконавчого комітету, відповідального за підготовку проєкту документа;

начальник юридичного відділу виконавчого комітету міської ради за результатами проведення юридичної експертизи;

начальник відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради, на предмет дотримання інструкції з діловодства;

всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці (електронний документ)/ визначено працівником, який створює документ, виходячи з його змісту.

5.42.3. Після погодження в електронному вигляді проєкту рішення відділом організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету друкує його із системи електронного документообігу міської ради разом із бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

5.42.4. Погодження оформляється на роздрукованому проєкті зі зворотної сторони проєкту рішення, нижче сформованого QR-коду проставляється власноручна керівника виконавчого органу міської ради – розробника документа: найменування посади, ім’я  та прізвище посадовця, особистий підпис.

5.42.5. У випадку, коли погоджувач не є користувачем системи електронного документообігу міської ради, його власноручна віза проставляється зі зворотної сторони.

5.42.6. Термін перебування проєкту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – 2 робочих дні.

5.42.7. Відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету здійснює контроль за відповідністю проєктів рішень Інструкції з діловодства у Гадяцькій міській раді та її виконавчому комітеті, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

5.42.8. Зауваження і пропозиції до електронного проєкту рішення, що мають узагальнений характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, особою, яка створила коментар.

5.42.9. У разі відсутності зауважень до проєкту візується проєкт електронного документа в системі електронного документообігу міської ради.

5.42.10. У разі виявлення невідповідності проєкту рішення чи його окремих положень актам законодавства начальник юридичного відділу виконавчого комітету міської ради повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями.

5.42.11. Погоджені в установленому порядку електронні проєкти рішень виконкому надходять у відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету не пізніше, ніж за 10 робочих днів до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету.

5.42.12. Відділ організаційнї та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради розміщує проєкти рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом та підлягають опублікуванню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», з питань, включених до порядку денного засідання виконкому на офіційному вебсайті міської ради.

5.42.13. Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

Розділ 6. ПРОЦЕДУРА ПІДГОТОВКИ ПРОЄКТІВ РІШЕНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ, ЯКІ НОСЯТЬ РЕГУЛЯТОРНИЙ ХАРАКТЕР

  6.1.Планування діяльності виконавчого комітету з підготовки і розгляду проектів рішень виконавчого комітету, які носять регуляторний характер здійснюється відповідно до Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

6.2.Підготовка і розгляд проєктів регуляторних актів виконавчого комітету  здійснюється відповідно до затвердженого на наступний рік плану діяльності з підготовки проєктів регуляторних актів, але не пізніше 15 грудня поточного року. План діяльності з підготовки регуляторних актів є складовою частиною плану роботи виконавчого комітету. Після затвердження плану роботи виконавчого комітету план діяльності з підготовки проєктів регуляторних актів публікується на офіційному вебсайті міської ради або в друкованому засобі масової інформації.

6.2. При підготовці проєкту регуляторного акту, який не внесено до плану діяльності з підготовки проєктів регуляторних актів, до плану вносяться зміни не пізніше  десяти робочих днів з дня внесення проєкту на розгляд не пізніше дня оприлюднення цього проєкту.

6.3. Зміни до плану діяльності з підготовки регуляторних актів оприлюднюються у той же спосіб і терміни, як і сам план.

6.4. Регуляторний акт не може бути прийнятий, якщо присутня хоча б одна з таких обставин:

- відсутній аналіз регуляторного впливу;

- проєкт регуляторного акту не був оприлюднений.

6.5. Оприлюднення проєктів регуляторних актів з метою одержання пропозицій і зауважень, забезпечення прозорості регуляторного процесу, підвищення ефективності регуляторних актів проводиться до внесення цих проєктів на розгляд виконавчого комітету.

6.6. Організаційне забезпечення оприлюднення проєкту регуляторного акта з аналізом його регуляторного впливу здійснює розробник регуляторного акта.

6.7. Оприлюднення проєкту  регуляторного акта разом із відповідним аналізом регуляторного впливу здійснюється не пізніше 5-ти робочих днів з дня оприлюднення повідомлення про оприлюднення цього проєкту регуляторного акта.

6.8 Повідомлення про оприлюднення проєкту регуляторного акта повинно містити інформацію, передбаченому законодавством.

6.9. Зауваження та пропозиції щодо оприлюдненого проєкту регуляторного акта приймаються розробником проєкту регуляторного акта у термін, встановлений розробником (від одного до трьох місяців з дня оприлюднення проєкту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу).

6.10. Після закінчення публічного обговорення розробник протягом 10 робочих днів:

аналізує одержані пропозиції та зауваження і розміщує їх у зведену таблицю;

у разі потреби за наслідками публічного обговорення повністю  чи частково враховує одержані зауваження і пропозиції шляхом доопрацювання проекту регуляторного рішення або мотивовано їх відхиляє.

6.11. Проєкт регуляторного акта з аналізом регуляторного впливу вноситься на розгляд виконавчого комітету  розробником.

6.12. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторних актів, прийнятих виконавчим комітетом, забезпечується розробником у відповідності до чинного законодавства.

6.13. Пропозиції виконавчому комітету  про необхідність перегляду регуляторного акта, на підставі аналізу звіту про відстеження результативності прийнятого регуляторного акта, надає розробник.

Розділ 7. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ТА ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ В УМОВАХ КАРАНТИНУ, НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ, НАДЗВИЧАЙНОГО АБО ВОЄННОГО

7.1. В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації, надзвичайного або воєнного стану, що створюють загрозу життю і здоров’ю населення, та введення такого стану (ситуації) відповідно до законодавства на всій території України або на території Гадяцької міської територіальної громади засідання виконавчого комітету можуть проводитися в режимі відеоконференції або аудіоконференції (дистанційне засідання).

7.2. Вибір програмного забезпечення для дистанційного засідання та організація проведення дистанційних засідань покладається на відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.

7.3. Обов’язки щодо здійснення необхідних заходів, пов’язаних із технічним забезпеченням проведення дистанційного засідання виконавчого комітету, покладаються на головного спеціаліста відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради, згідно розподілу обов’язків.

Головний спеціаліст відділу організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради здійснює активацію технічних засобів до початку засідання виконавчого комітету, перевірку їх функціонування та тестування.

Технічні засоби і технології, що застосовуються під час дистанційного засідання виконавчого комітету, повинні забезпечувати належну якість зображення та/або звуку. Учасникам дистанційного засідання має бути забезпечена можливість чути та бачити хід засідання, ставити запитання і отримувати відповіді, надавати коментарі, здійснювати безперешкодне голосування та реалізовувати їх права, передбачені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

7.4. Під час дистанційного засідання виконавчого комітету розглядаються питання порядку денного, крім питань, що містять інформацію з обмеженим доступом.

7.5. Головує на дистанційному засіданні міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій – перший заступник міського голови, а в разі відсутності останнього – секретар міської ради.

Головуючий веде дистанційне засідання виконавчого комітету з дотриманням цього Регламенту та з урахуванням особливостей, передбачених у цьому розділі Регламенту.

Під час дистанційного засідання виконавчого комітету головуючий на засіданні може перебувати в адміністративному приміщенні міської ради, де проводяться засідання виконавчого комітету у звичайному режимі. У цьому приміщенні разом з головуючим на засіданні можуть перебувати інші члени виконавчого комітету та відповідні посадові особи міської ради, перелік яких визначає головуючий.

7.6. Перед відкриттям дистанційного засідання відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради проводить візуальну ідентифікацію членів виконавчого комітету, які в онлайн-режимі беруть участь у засіданні.

У разі неможливості візуально ідентифікувати члена виконавчого комітету, який бере участь в дистанційному засіданні, член виконавчого комітету для належної ідентифікації його на пропозицію головуючого повинен озвучити свої прізвище, ім’я та по батькові.

7.7. Після проведення ідентифікації членів виконавчого комітету, які беруть участь у дистанційному засіданні, головуючий оголошує кількість членів виконавчого комітету, присутніх на засіданні, та в разі, якщо таке засідання є повноважним (в разі присутності на засіданні більше половини членів виконавчого комітету від загального складу виконавчого комітету), оголошує його відкритим.

Про повноважність дистанційного засідання в протоколі робиться відповідна відмітка та повідомляється присутнім на дистанційному засіданні членам виконавчого комітету.

Члени виконавчого комітету можуть приєднатися до участі у дистанційному засіданні протягом усього засідання з урахуванням положень пункту 7.6 цього Регламенту.

7.8. Загальна тривалість дистанційного засідання пропонується головуючим на такому засіданні залежно від кількості питань порядку денного.

Якщо у членів виконавчого комітету є заперечення щодо цієї пропозиції, тривалість дистанційного засідання визначається шляхом прийняття членами виконавчого комітету протокольного рішення питання у порядку, визначеному цим Регламентом.

7.9. Під час дистанційного засідання виконавчого комітету повинно бути забезпечено:

7.9.1. здійснення ідентифікації особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету;

7.9.2. можливість реалізації членами виконавчого комітету:

права на участь в дистанційному засіданні виконавчого комітету;

рівного доступу та ознайомлення з проектом порядку денного дистанційного засідання, проектами рішень виконавчого комітету з питань порядку денного такого засідання;

аудіовізуального сприйняття ходу засідання виконавчого комітету, доповідати питання порядку денного, ставити запитання доповідачу й отримувати відповіді;

голосування у процесі прийняття рішень під час дистанційного засідання;

7.9.3. встановлення результатів голосування стосовно кожного питання; відповідність результатів голосування волевиявленню кожного члена виконавчого комітету; внесення результатів голосування до протоколу засідання виконавчого комітету.

7.10. Пропозиції, будь-які документи членів виконавчого комітету, для їх використання під час дистанційного засідання повинні своєчасно надсилатися лише з їх офіційної електронної пошти або оголошуватися під час виступів на дистанційному засіданні.

7.11. Запис на виступ під час дистанційного засідання здійснюється або шляхом попереднього письмового повідомлення керуючого справами виконавчого комітету, або під час дистанційного засідання шляхом висловлення такого бажання на пропозицію головуючого записатися на виступ.

7.12. Голосування члена виконавчого комітету, який бере участь у дистанційному засіданні виконавчого комітету, здійснюється особисто шляхом висловлення своєї позиції “за”, “проти” чи “утримався” з кожного питання, що ставиться на голосування, у наступному порядку:

1) головуючий на дистанційному засіданні називає прізвище, ім’я та по батькові члена виконавчого комітету в алфавітному порядку;

2) член виконавчого комітету, прізвище ім’я та по батькові якого названо головуючим, називає своє прізвище, ім’я, по батькові, номер питання порядку денного та/або назву проекту рішення/правки/пропозиції до проекту рішення виконавчого комітету, що розглядається, після чого особисто здійснює голосування шляхом зазначення голосом своєї позиції: "за", "проти" або "утримався";

3) після кожного голосування члена виконавчого комітету головуючий повідомляє про те, що особисте волевиявлення члена виконавчого комітета зафіксовано.

Тривалість голосування кожного члена виконавчого комітету становить не більше як 30 секунд. У разі необхідності, тривалість часу голосування може бути збільшена головуючим.

Підрахунок голосів під час голосування на дистанційному засіданні виконавчого комітету здійснюється головуючим на засіданні за організаційної підтримки керуючого справами виконавчого комітету.

7.13. У разі виникнення технічних перешкод під час дистанційного засідання виконавчого комітету головуючий може оголосити перерву до усунення виявлених перешкод. Якщо в разі таких перешкод кількість членів виконавчого комітету, які беруть участь у його засіданні, не дозволяє визначити його правомочним, а також у разі виявлення ознак втручання сторонніх осіб у систему забезпечення участі членів виконавчого комітету у дистанційному засіданні виконавчого комітету, головуючий зобов’язаний невідкладно оголосити (продовжити) перерву в засіданні.

7.14. Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету, які беруть участь у дистанційному засіданні, головуючий оголошує результати голосування з урахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення ухвалене; рішення не ухвалене).

7.15. Після завершення розгляду питань порядку денного дистанційного засідання виконавчого комітету головуючий на такому засіданні оголошує про його закриття.

7.16. У період дії воєнного стану, з метою безпеки учасників засідання, пряма трансляція засідання виконавчого комітету не проводиться, запис засідання може розміщуватись на офіційному вебсайті міської ради в день проведення засідання виконавчого комітету за наявності технічних можливостей. У разі відсутності технічних можливостей здійснити розміщення запису дистанційного засідання в день, коли воно відбулося, таке розміщення здійснюється не пізніше дня, коли така можливість з’являється.

7.17. Відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради здійснює архівне зберігання запису засідань виконавчого комітету на зовнішніх носіях інформації. Зберігання записів становить один рік від дати проведення засідання виконавчого комітету.

Розділ 8. ОПРИЛЮДНЕННЯ РІШЕНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ТА НАБРАННЯ НИМИ ЧИННОСТІ

8.1. Рішення виконавчого комітету набирає чинності з дати його прийняття та підписання, якщо виконавчим комітетом або законодавством не встановлено іншого строку введення його у дію.

8.2. Відділ організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради оприлюднює рішення виконавчого комітету у день його підписання згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному вебсайті міської ради.

8.3. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено інший строк набрання ним чинності. Рішення виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному вебсайті міської ради або в інший визначений у рішенні спосіб.

Розділ 9. ПІДГОТОВКА МАТЕРІАЛІВ З ПИТАНЬ ЗАСЛУХОВУВАННЯ ЗВІТУ (ІНФОРМАЦІЇ)

9.1. Виконавчий комітет в межах повноважень, визначених законодавством, може прийняти рішення про заслуховування звіту (інформації) керівника виконавчого органу міської ради, підприємства, установи, організації комунальної власності Гадяцької міської територіальної громади про виконання: відповідних рішень виконавчого комітету; місцевих цільових програм; програм соціально-економічного розвитку; бюджету Гадяцької міської територіальної громади тощо.

9.2. Керівник виконавчого органу міської ради, підприємства, установи, організації комунальної власності Гадяцької міської територіальної громади, звіт (інформація) якого заслуховується на засіданні виконавчого комітету, подає до виконавчого комітету міської ради за 10 робочих днів до дати засідання виконавчого комітету письмову інформаційно-аналітичну записку з питання, запропонованого для заслуховування на засіданні виконавчого комітету, а також проект рішення щодо нього.

9.3. Інформаційно-аналітична записка з питання, запропонованого для заслуховування на засіданні виконавчого комітету, повинна містити результати всебічного аналізу, проведеного на підставі перевірених та документально підтверджених фактів, з об'єктивною оцінкою стану справ і підсумків діяльності (реалізації рішень виконавчого комітету, програм, виконання місцевого бюджету, завдань, реалізації повноважень тощо); за наявності негативних фактів - причини їх виникнення та заходи, що вживаються для виправлення стану справ.

9.4. Обсяг інформаційно-аналітичної записки з питання, запропонованого для заслуховування на засіданні виконавчого комітету, письмової доповіді не повинен перевищувати п'яти сторінок. До інформаційно-аналітичної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали обсягом не більш як 15 сторінок.

Розділ 10. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ РІШЕНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

10.1. Організація виконання рішень виконавчого комітету здійснюється міським головою, заступниками міського голови, секретарем міської ради та  керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.

 Координація роботи з організації контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, дотримання визначених строків їх виконання покладається на керуючого справами виконавчого комітету.

10.2. Контролю підлягають рішення виконавчого комітету, в яких визначено відповідне завдання і строк його виконання.

10.3. Відповідальність за результативність і виконання у відповідний строк рішень виконавчого комітету, несуть посадові особи - виконавці, зазначені в цих рішеннях.

Якщо забезпечення контролю за виконанням рішення виконавчого комітету передбачено за кількома посадовими особами, відповідальність за його виконання несе особа, зазначена в переліку відповідальних першою.

10.4. Загальні положення щодо організації контролю за виконанням рішень виконавчого комітету регулюються Інструкцією з діловодства у Гадяцькій міській раді та її виконавчому комітеті.

Розділ 11. ВИСВІТЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

11.1. Висвітлення діяльності виконавчого комітету здійснюється відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про медіа».

11.2. Інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету здійснюється через офіційний вебсайт міської ради та у засобах масової інформації, шляхом оприлюднення прийнятих виконавчим комітетом рішень, що підлягають такому оприлюдненню відповідно до законодавства.

11.3. Присутність на засіданні виконавчого комітету журналістів і представників засобів масової інформації допускається згідно з документами, що посвідчують особу і засвідчують її професійну належність.

____________________________