ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення другого пленарного засідання п’ятнадцятої сесії Гадяцької міської ради восьмого скликання
21 жовтня 2021 року № 761
Положення
про відділ ведення Державного реєстру виборців
виконавчого комітету Гадяцької міської ради
1. Відділ ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету Гадяцької міської ради (далі-відділ ведення Реєстру) утворюється Гадяцькою міською радою, їй підзвітний та підконтрольний і підпорядковується виконавчому комітету Гадяцької міської ради та міському голові. Відповідно до розподілу функціональних обов'язків безпосередньо підпорядковується –керуючому справами виконавчого комітету Гадяцької міської ради.
2. Відділ ведення Реєстру у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим Положенням.
3. Основними завданнями відділу ведення Реєстру є:
ведення Державного реєстру виборців;
складання та уточнення списків виборців для проведення виборів і референдумів;
облік виборчих дільниць, які існують на постійній основі.
4. Відділ ведення Реєстру відповідно до покладених на нього завдань:
1) забезпечує ведення Реєстру, що передбачає здійснення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій: внесення запису про виборця до бази даних Реєстру; внесення змін до персональних даних виборців, що містяться в базі даних Реєстру (далі – персональні дані Реєстру); знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України "Про Державний реєстр виборців" (далі – Закон) та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими згідно із Законом, з використанням візуального та автоматизованого контролю за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру;
1.1) у відділі здійснюється робота з паперовими та електронними документами. Електронні документи формуються програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи Державного реєстру виборців та зберігаються з часу їх створення і до знищення в ній же. Знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником відділу, до обов’язків якого віднесено таку функцію;
1.2) для роботи з електронними документами працівники відділу застосовують електронні цифрові підписи відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" та з дотриманням Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452;
2) веде облік усіх дій щодо зміни бази даних Реєстру в порядку та за формою, встановленими розпорядником Реєстру;
3) забезпечує відповідно до законодавства захист Реєстру під час його ведення, в тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі "Державний реєстр виборців";
4) визначає на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер виборчого округу, округу з референдуму (зазначає закордонний округ) та номер виборчої дільниці, дільниці референдуму, до яких відноситься виборець;
5) в установленому законом порядку розглядає звернення громадян з питань, пов’язаних з його діяльністю;
6) проводить у разі потреби перевірки відомостей про особу, зазначених у заяві про включення до Реєстру чи зміну її персональних даних, внесених до Реєстру;
7) надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру;
8) надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про внесення змін до його персональних даних, внесених до Реєстру;
9) надає на письмовий запит виборця, поданий у встановленому Законом порядку, відповідну інформацію з Реєстру;
10) здійснює періодичне поновлення, а також уточнення персональних даних Реєстру;
11) забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складання, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях, дільницях референдуму відповідно до законодавства;
12) здійснює відповідно до законодавства заходи щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси;
13) виготовляє іменні запрошення виборцям на вибори чи референдуми у випадках, передбачених законодавством;
14) отримує від дільничних виборчих комісій відомості про зміни, внесені ними до уточнених списків виборців, для опрацювання в установленому Законом порядку;
15) проводить перевірку звернень політичних партій, розглядає запити виборчих комісій в установленому Законом порядку;
16) надає необхідну інформацію на запит суду стосовно уточнення відомостей про виборця у зв’язку з розглядом адміністративної справи щодо уточнення списку виборців;
17) надає в установленому законом порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру;
18) проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру;
19) формує подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі, за наданими суб’єктами їх внесення відомостями;
20) здійснює облік виборчих дільниць, які існують на постійній основі;
21) вносить до Реєстру дані про номери і межі одномандатних, територіальних виборчих округів після отримання від територіальних виборчих комісій рішення про утворення таких округів;
22) передає до Центральної виборчої комісії зміст рішень та повідомлення виборчих комісій у передбачених законодавством випадках;
23) здійснює налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру;
24) здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
5. Покладення на відділ ведення Реєстру завдань, що виходять за межі його компетенції, не допускається.
6. Відділ ведення Реєстру має право одержувати в установленому порядку від виборців, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій референдуму, закладів, установ та організацій, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
7. Відділ ведення Реєстру взаємодіє у процесі виконання покладених на нього завдань із структурними підрозділами відповідно Міністерства закордонних справ України, районної, районної у місті Києві, місті Севастополі державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, закордонними дипломатичними установами України, виборчими комісіями, комісіями референдуму, а також закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об’єднаннями громадян і окремими громадянами.
8. Відділ ведення Реєстру очолює начальник, який:
забезпечує виконання на відповідній території Закону, законів України про вибори та референдуми з питань, що стосуються діяльності відділу ведення Реєстру;
здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
подає на затвердження міській раді Положення про відділ ведення Реєстру;
розподіляє обов’язки між працівниками відділу;
видає накази у випадках та в порядку, визначених Законом, організовує і контролює їх виконання;
забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;
звітує перед міським головою про виконання покладених на відділ завдань;
вносить у встановленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи відділу ведення Реєстру;
підписує визначені Законом документи, що скріплюються печаткою відділу;
вносить у встановленому законодавством порядку пропозиції стосовно призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців відділу ведення Реєстру, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону;
забезпечує в установленому законом порядку представництво інтересів відділу ведення Реєстру в судах;
представляє інтереси відділу ведення Реєстру в взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва міської ради;
забезпечує ведення та облік наказів керівника відділу ведення Державного реєстру виборців в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису;
знищує електронні документи, термін яких збіг, відповідним актом, який сформований в електронному вигляді з електронним цифровим підписом;
координує свою роботу з відділом захисту інформації Реєстру Служби розпорядника Державного реєстру виборців;
забезпечує виконання нормативних, методичних та інструктивних документів щодо створення та функціонування комплексної системи захисту інформації Реєстру на рівні відділу ведення Державного реєстру виборців;
виконує інші повноваження згідно з актами законодавства та положенням про відділ.
9. Начальник та інші працівники відділу ведення Державного реєстру виборців призначаються на посади та звільняються з посад в установленому законодавством порядку.
10. Чисельність працівників відділу ведення Реєстру визначається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 943 "Деякі питання утворення органів (відділів) ведення та регіональних органів (відділів) адміністрування Державного реєстру виборців".
11. Відділ ведення Реєстру у своїй роботі використовує бланки і штампи виконавчого комітету Гадяцької міської ради, має власну печатку.
Начальник відділ ведення
Державного реєстру виборців
виконавчого комітету
Гадяцької міської ради О.В. Харченко
