ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення першого пленарного засідання сімдесятої сесії
Гадяцької міської ради восьмого скликання
16 грудня 2025 року № 3049
ПОЛОЖЕННЯ
ПРО КОМУНАЛЬНУ УСТАНОВУ «ТРУДОВИЙ АРХІВ»
ГАДЯЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(нова редакція)
м. Гадяч
2025 рік
1. Комунальна установа «Трудовий архів» Гадяцької міської ради (далі - Трудовий архів) створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).
Повна назва: Комунальна установа «Трудовий архів» Гадяцької міської ради;
Скорочена назва: Гадяцький трудовий архів (далі – Трудовий архів).
1.2. Юридична адреса: 37300, Полтавська область, місто Гадяч, вул. Драгоманова, 19.
1.4. Засновником Трудового архіву є Гадяцька міська рада.
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
2. Трудовий архів підпорядковується засновнику та підзвітний і підконтрольний Державному архіву Полтавської області, сектору з архівної справи Гадяцької міської ради і є неприбутковою установою.
3. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями і розпорядженнями міського голови та цим положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву, Державного архіву Полтавської області.
4. Основними завданнями Трудового архіву є:
забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
5. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) у відповідній державній архівній установі.
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;
6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;
7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігаються яких закінчилися, що зберігаються у Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії відповідної державної архівної установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
15) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
6. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:
1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому положенню;
4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
7) брати участь у нарадах, які проводять орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів Полтавської області, відповідна архівна установа територіальної громади, в разі розгляду на них питань роботи з документами;
8) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).
7. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з сектором з архівної справи Гадяцької міської ради та затверджується керівником Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву в Полтавській області, сектору з архівної справи Гадяцької міської ради.
8. У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території громад;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
9. Трудовий архів очолює начальник трудового архіву, який призначається на посаду та звільняється з неї розпорядженням міського голови, шляхом укладання контракту.
10. Начальник трудового архіву:
1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) контролює виконання службових обов’язків працівниками Трудового архіву;
3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;
5) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.
11. Службові обов'язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником Трудового архіву.
12. Структуру та чисельність працівників Трудового архіву затверджує Гадяцька міська рада з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
Штатний розпис та кошторис Трудового архіву затверджується відділом соціального захисту населення Гадяцької міської ради
13. Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами органу місцевого самоврядування визначає керівник відповідного органу місцевого самоврядування.
14. Трудовий архів утворюється як юридична особа публічного права має власну печатку зі своїм найменуванням, штампи і бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби.
Трудовий архів утримується за рахунок коштів бюджету Гадяцької міської територіальної громади та коштів субвенцій інших територіальних громад.
Головним розпорядником коштів є відділ соціального захисту населення Гадяцької міської ради. Бухгалтерський облік та звітність у Трудовому архіві здійснюється бухгалтером Трудового архіву.
15. Отримані доходи або їх частини не розподіляються серед засновників (учасників), працівників (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску), членів органів управління, пов’язаних з ними осіб.
16. Доходи (прибутки) неприбуткової установи використовуються виключно для фінансування видатків на утримання такої організації, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямків діяльності, визначених її установчими документами.
17. У разі припинення юридичної особи передбачається передача активів одній або кільком неприбутковим організаціям відповідного виду або зараховуються до доходу бюджету (у результаті її ліквідації, злиття, поділу, приєднання або перетворення).
Завідувач сектору комунальної
власності виконавчого комітету
Гадяцької міської ради Людмила ОЛЕКСІЄНКО
